Charges récupérables : le guide complet du propriétaire bailleur (2026)

En tant que propriétaire bailleur, l’une des questions qui revient le plus souvent est simple en apparence, mais redoutablement technique en pratique : qu’est-ce que je peux vraiment refacturer à mon locataire ? Entre les charges dites « récupérables » et celles qui restent définitivement à votre charge, la frontière n’est pas toujours évidente. Et une erreur — dans un sens comme dans l’autre — peut vous exposer à des litiges coûteux ou vous faire perdre de l’argent inutilement.

La bonne nouvelle : il existe un cadre légal précis. Le décret n°87-713 du 26 août 1987 dresse la liste exhaustive des charges locatives récupérables sur le locataire. Ce texte, toujours en vigueur en 2026, est votre boussole. Ce guide vous explique comment l’utiliser concrètement, étape par étape.

Charges récupérables : de quoi parle-t-on exactement ?

Une charge récupérable — on dit aussi « charge locative » — est une dépense que vous avancez en tant que propriétaire, mais que vous êtes légalement autorisé à refacturer à votre locataire. Ce n’est pas un profit : vous ne faites que répercuter des frais réels.

Attention toutefois à une règle fondamentale : seules les charges figurant dans la liste du décret de 1987 sont récupérables. Ce principe est dit « limitatif » — autrement dit, si une dépense n’est pas dans la liste, elle reste à votre charge, point final. Peu importe ce que dit votre bail, vous ne pouvez pas vous accorder plus de droits que la loi ne vous en donne.

Ce que beaucoup ignorent, c’est que cette liste n’a pas été révisée depuis près de quarante ans. Résultat : certaines charges liées aux équipements modernes — bornes de recharge électrique, VMC double flux, chaudières à condensation — se retrouvent dans une zone grise juridique. Une réforme est à l’étude, mais en 2026, le décret de 1987 fait toujours foi.

La liste complète des charges récupérables (décret 87-713)

Le décret organise les charges récupérables en trois grandes familles. Les voici détaillées, avec les précisions qui comptent en pratique.

1. Les services liés au bâtiment et aux équipements

C’est la catégorie la plus volumineuse, et souvent la plus importante en copropriété. Elle recouvre notamment :

Ascenseurs et monte-charges : la totalité des dépenses d’électricité, d’entretien courant et des petites réparations est récupérable. En revanche, le remplacement de l’ascenseur lui-même reste à la charge du propriétaire.

Chauffage collectif et production d’eau chaude : le combustible (gaz, fioul, bois), l’électricité liée au fonctionnement, les frais d’entretien courant de la chaudière et les contrôles réglementaires obligatoires sont récupérables. En pratique, si votre immeuble dispose d’un contrat de maintenance chaudière, la part correspondant à l’entretien est refacturable — mais pas le remplacement de l’équipement.

Eau froide et chaude : les charges de consommation d’eau (froide et chaude) sont récupérables, y compris les frais de location du compteur, les frais d’abonnement et les taxes d’assainissement correspondantes.

Espaces verts et extérieurs : l’entretien des jardins, pelouses, aires de jeux et parkings communs entre dans la catégorie des charges récupérables. Cela inclut les produits d’entretien, la main-d’œuvre et l’arrosage.

2. L’entretien courant et les menues réparations des parties communes

Cette catégorie concerne tout ce qui touche à la propreté et au bon état des espaces partagés de l’immeuble : couloirs, escaliers, hall d’entrée, locaux poubelles, locaux vélos.

Sont récupérables : les produits d’entretien, les frais de personnel de ménage, l’électricité des parties communes, le remplacement des ampoules ou des petits équipements de confort (paillassons, boîtes aux lettres en bon état, etc.).

En revanche, les travaux de peinture des parties communes ou le remplacement d’un revêtement de sol dégradé relèvent de la « grosse réparation » — et restent à la charge du bailleur.

Cas du gardien ou concierge : c’est ici que les règles deviennent précises. Si le gardien est logé dans l’immeuble, vous ne pouvez récupérer que 75 % de son salaire et des charges sociales afférentes, à condition qu’il assure à la fois le nettoyage des parties communes et la sortie des ordures. Si une seule de ces deux tâches est assurée, le taux tombe à 40 %. Pour un gardien non logé, 100 % est récupérable.

3. Les taxes et redevances

La règle est simple : certaines taxes que vous payez peuvent être refacturées en tout ou partie à votre locataire.

La principale est la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM). Elle figure sur votre avis de taxe foncière et est intégralement récupérable sur votre locataire — à due proportion de la période d’occupation si le logement a été vacant une partie de l’année.

Sont également récupérables : la taxe de balayage (dans les communes qui l’appliquent), la redevance d’assainissement lorsqu’elle est liée à la consommation d’eau.

Ce que vous ne pouvez pas récupérer

Autant que la liste de ce qui est récupérable, il est crucial de connaître ce qui ne l’est pas. Ces charges restent définitivement à votre charge, quelles que soient les clauses de votre bail :

— Les honoraires de gestion locative versés à votre agence ou administrateur de biens.
— L’assurance propriétaire non occupant (PNO) et l’assurance de l’immeuble souscrite par le syndicat de copropriété.
— Les frais de syndic (honoraires de gestion courante, frais d’assemblées générales).
— Les grosses réparations au sens de l’article 606 du Code civil : toiture, murs porteurs, canalisations principales, remplacement de chaudière collective.
— Les travaux de mise en conformité liés à la réglementation (DPE, décence, normes électriques).
— Les intérêts d’emprunt et frais bancaires liés à votre investissement.

En pratique, si une facture arrive dans votre boîte aux lettres et que vous vous demandez si elle est récupérable, posez-vous cette question : « Cette dépense bénéficie-t-elle directement au locataire dans son usage quotidien du logement ? » Si la réponse est oui, elle est probablement récupérable. Si c’est une dépense liée à la conservation du patrimoine ou à la gestion propriétaire, elle ne l’est pas.

Provisions vs. charges au réel : choisir le bon régime

Pour la location nue (bail d’habitation classique), la loi impose un seul système : les provisions sur charges. Concrètement, votre locataire verse chaque mois une somme estimée, et vous procédez à une régularisation annuelle en comparant les provisions versées aux dépenses réelles.

Pour la location meublée, vous avez le choix : soit le même système de provisions et régularisation, soit les charges forfaitaires, qui fixent un montant définitif sans régularisation. Ce forfait est pratique mais risqué : si vos charges réelles dépassent le forfait, la différence reste à votre charge. [LIEN INTERNE : « fiscalité de la location meublée LMNP »]

La régularisation annuelle : mode d’emploi concret

C’est souvent là que les propriétaires font des erreurs. La régularisation des charges n’est pas une formalité optionnelle : c’est une obligation légale.

Étape 1 — Rassemblez les justificatifs. Pour chaque poste de charges récupérable, vous devez disposer des factures ou décomptes correspondants (charges de copropriété, contrat de maintenance, relevés d’eau, etc.).

Étape 2 — Isolez la part récupérable. Dans votre décompte de charges de copropriété, toutes les lignes ne sont pas récupérables. Il faut trier selon la liste du décret 87-713. En pratique, votre syndic peut vous fournir un tableau distinguant charges récupérables et non récupérables.

Étape 3 — Envoyez le décompte à votre locataire. Vous devez lui adresser un document détaillé au moins un mois avant la demande de régularisation. Ce document doit mentionner le total des charges réelles, les provisions déjà versées, et le solde — à sa charge ou à lui rembourser.

Étape 4 — Mettez les pièces justificatives à disposition. Votre locataire a le droit de consulter les justificatifs pendant au moins 6 mois. Vous n’êtes pas obligé de les envoyer spontanément, mais vous devez les tenir à disposition si demandé.

Un exemple chiffré : vous louez un appartement en copropriété. Le décompte annuel de charges est de 3 600 €. Après tri, 2 400 € correspondent à des charges récupérables (entretien des parties communes, eau froide, TEOM, ascenseur). Votre locataire a versé 180 € de provisions par mois, soit 2 160 € sur l’année. Il vous doit donc un complément de 240 €, que vous pouvez lui demander de régler ou d’étaler sur plusieurs mois si vous le souhaitez.

Les délais à ne pas rater

Deux délais méritent votre attention absolue :

Le délai de prescription est de 3 ans. Cela signifie que vous pouvez réclamer une régularisation jusqu’à 3 ans après la fin de l’année concernée. Par exemple, pour des charges de l’année 2023, vous avez jusqu’à fin 2026 pour les réclamer. Passé ce délai, la créance est prescrite.

Le délai de régularisation tardive : si vous attendez plus d’un an pour régulariser, votre locataire est en droit de vous demander un étalement du paiement sur 12 mois. C’est une protection pour le locataire, pas pour vous — mieux vaut donc régulariser dans l’année.

[LIEN INTERNE : « révision du loyer et IRL 2026 »]

À retenir

• Seules les charges listées dans le décret n°87-713 du 26 août 1987 sont récupérables sur le locataire — toute autre dépense reste à votre charge.
• Les trois grandes catégories de charges récupérables sont : les services liés au bâtiment (ascenseur, chauffage, eau), l’entretien des parties communes, et certaines taxes (dont la TEOM).
• Les honoraires de syndic, l’assurance PNO et les grosses réparations ne sont jamais récupérables, quoi que stipule votre bail.
• La régularisation annuelle est une obligation légale : vous devez fournir un décompte détaillé et mettre les justificatifs à disposition pendant 6 mois.
• Le délai de prescription pour réclamer une régularisation est de 3 ans. Si vous tardez plus d’un an, le locataire peut exiger un étalement sur 12 mois.

Pour aller plus loin

La gestion des charges locatives est l’un des volets les plus techniques de la relation bailleur-locataire. Bien maîtrisée, elle vous évite les conflits et vous permet de récupérer légitimement ce qui vous est dû. Si vous avez un doute sur la récupérabilité d’une charge spécifique, n’hésitez pas à consulter le texte du décret directement sur Légifrance, ou à laisser votre question en commentaire — nous y répondons systématiquement.

Et si vous gérez votre bien en direct, sans agence, la maîtrise de ce sujet est particulièrement précieuse : c’est souvent sur ce point-là que des propriétaires autonomes perdent de l’argent sans le savoir.