Quittance de loyer : obligations, contenu et modèle gratuit
La quittance de loyer est un document que le propriétaire remet au locataire pour attester du paiement du loyer et des charges. Simple en apparence, elle obéit à des règles précises que tout propriétaire bailleur doit connaître.
Êtes-vous obligé de délivrer une quittance ?
Oui, sous conditions. L’article 21 de la loi du 6 juillet 1989 précise que vous devez remettre une quittance à votre locataire s’il en fait la demande et s’il a réglé l’intégralité du loyer et des charges. La quittance est gratuite : vous ne pouvez pas facturer sa délivrance.
En revanche, si le locataire n’a payé qu’une partie du loyer, vous ne délivrez pas de quittance mais un reçu mentionnant le montant partiel perçu.
Que doit contenir une quittance de loyer ?
Aucun formalisme strict n’est imposé par la loi, mais la quittance doit comporter les éléments suivants pour être valide et utile :
- Le nom et l’adresse du propriétaire (ou du gestionnaire)
- Le nom du ou des locataires
- L’adresse du logement loué
- La période concernée (ex. : « pour le mois de janvier 2025 »)
- Le montant du loyer hors charges
- Le montant des charges
- Le montant total perçu
- La date de paiement
- La mention « Quittance de loyer » et la signature du propriétaire (ou son mandataire)
Modèle de quittance de loyer
Voici un modèle simple que vous pouvez utiliser et adapter :
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QUITTANCE DE LOYER
Je soussigné(e) [Nom du propriétaire], demeurant [adresse du propriétaire], reconnais avoir reçu de M./Mme [Nom du locataire] la somme de [montant total] euros (dont [loyer HC] € de loyer et [charges] € de charges), correspondant au paiement du loyer du logement situé [adresse du bien] pour la période du [1er] au [dernier jour du mois].
Fait à [ville], le [date]
Signature du propriétaire
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Quittance et reçu : quelle différence ?
- La quittance atteste du paiement intégral du loyer et des charges pour la période mentionnée. Elle signifie que vous n’avez plus rien à réclamer pour cette période.
- Le reçu atteste d’un paiement partiel. Il ne libère pas le locataire du solde restant dû.
Ne délivrez jamais une quittance si le loyer n’a été payé qu’en partie : vous pourriez perdre la possibilité de réclamer le solde.
Format numérique : est-ce valide ?
Oui. Une quittance envoyée par email (en PDF, par exemple) a la même valeur juridique qu’une quittance papier, à condition que le locataire ait accepté ce mode de transmission. Beaucoup de logiciels de gestion locative génèrent et envoient les quittances automatiquement chaque mois — un gain de temps appréciable.
Conservation des quittances
Il est conseillé de conserver une copie de toutes les quittances émises pendant toute la durée du bail + 3 ans (délai de prescription des actions en paiement). En cas de litige, elles constituent une preuve des paiements effectivement perçus.