Charges impayées par le locataire : comment les récupérer ?
Les impayés de charges locatives sont moins visibles que les impayés de loyer, mais ils peuvent représenter des sommes significatives sur la durée. Voici comment les prévenir, les détecter et les récupérer.
Charges récupérables : rappel du principe
En location, les charges récupérables sont les dépenses que vous avancez et que vous avez le droit de répercuter sur votre locataire. Deux modalités existent :
- Provisions mensuelles avec régularisation annuelle : vous estimez les charges en début d’année et régularisez en fin d’exercice
- Charges forfaitaires : uniquement pour les locations meublées, sans régularisation
La régularisation annuelle : délais et formalités
Si vous optez pour les provisions, vous avez l’obligation :
- D’envoyer le décompte détaillé au moins 1 mois avant la date de régularisation
- De tenir les justificatifs à la disposition du locataire pendant 6 mois
Si vous n’envoyez pas de décompte, votre droit à récupérer les charges n’est pas prescrit mais vous ne pouvez pas réclamer un complément sans avoir d’abord fourni les justificatifs.
Que faire si le locataire refuse de payer le complément de charges ?
- Vérifiez votre dossier : avez-vous bien envoyé le décompte dans les formes et délais ? Les justificatifs sont-ils complets et cohérents ?
- Envoyez une relance écrite (email ou courrier) rappelant le montant dû et demandant le règlement sous 15 jours
- Envoyez une mise en demeure par LRAR si la relance reste sans effet
- Saisissez la Commission Départementale de Conciliation (CDC) : c’est une étape préalable recommandée (parfois obligatoire) avant toute action judiciaire sur les charges
- Saisissez le tribunal judiciaire pour obtenir le paiement forcé si la conciliation échoue
Délai de prescription pour réclamer les charges
Le droit de réclamer des charges impayées se prescrit par 3 ans à compter de la date à laquelle vous auriez dû les réclamer. Au-delà de ce délai, votre droit est éteint. Ne laissez donc pas des années de régularisations s’accumuler sans les réclamer.
Impayés de charges à la sortie du locataire
Si le locataire quitte le logement sans avoir réglé les charges de la dernière période :
- Vous pouvez retenir les charges impayées sur le dépôt de garantie, à condition de pouvoir justifier les montants
- Si le dépôt de garantie est insuffisant, vous pouvez engager une procédure de recouvrement dans les 3 ans suivant la fin du bail
- Si vous avez une GLI ou une Garantie Visale, vérifiez si les charges impayées sont couvertes (c’est souvent le cas pour la GLI)
Comment prévenir les impayés de charges
- Révisez chaque année vos provisions pour les maintenir au niveau réel des charges (ni trop hautes — le locataire les paierait inutilement — ni trop basses — vous devriez avancer la trésorerie)
- Envoyez systématiquement la régularisation annuelle avec les justificatifs, sans attendre une réclamation
- Mentionnez clairement dans le bail la nature et le mode de calcul des charges récupérables