Dossier de location 2026 : pièces autorisées et interdites
Chaque année, des milliers de propriétaires bailleurs commettent la même erreur : demander à leur candidat locataire un relevé de compte bancaire, un extrait de casier judiciaire, ou encore une photo d’identité séparée de la pièce fournie. Ces demandes sont illégales. Et passibles d’une amende pouvant atteindre 3 000 € pour un particulier, 15 000 € pour une société civile immobilière ou une agence.
La règle est simple : la liste des pièces exigibles dans un dossier de location est limitative. Ce qui ne figure pas dans le décret n°2015-1437 du 5 novembre 2015 est interdit de demander. Pas de zone grise, pas de « on a toujours fait comme ça ». En tant que propriétaire bailleur, comprendre ce cadre vous protège autant que votre locataire.
Dans cet article, vous trouverez la liste exacte des documents que vous pouvez demander au candidat locataire et à son garant, les pièces strictement interdites, et des checklists pratiques par profil pour sécuriser votre sélection sans vous exposer à des sanctions.
Le cadre légal du dossier de location en 2026
Deux textes régissent les pièces justificatives du dossier de location. Le premier est l’article 22-2 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989 (modifiée par la loi ALUR), qui pose le principe général d’encadrement. Le second est le décret n°2015-1437 du 5 novembre 2015, qui fixe concrètement la liste limitative des documents pouvant être exigés — et qui reste intégralement en vigueur en 2026.
Ces textes s’appliquent à toutes les locations soumises à la loi du 6 juillet 1989 : locations vides ou meublées à usage de résidence principale, dans le parc privé comme social. Les colocations, les cotitulaires de bail et les cautions sont soumis au même cadre que le locataire principal.
Attention toutefois : certaines situations spécifiques — bail mobilité, location saisonnière, logement de fonction — peuvent relever de règles légèrement différentes. Pour les locations classiques résidentielles, le décret de 2015 s’applique sans exception.
Ce que beaucoup de bailleurs ignorent, c’est que la violation de ce cadre peut être signalée non seulement par le candidat lui-même, mais aussi par une association de consommateurs ou par la DGCCRF lors d’un contrôle. L’amende est administrative — elle n’implique pas forcément de plainte individuelle du locataire pour être prononcée.
Les documents autorisés pour le candidat locataire
Le décret organise les pièces exigibles en quatre catégories. Vous pouvez demander des pièces dans chacune de ces catégories, mais jamais au-delà de ce qu’elles prévoient.
Une seule pièce d’identité
Vous avez le droit de demander une pièce d’identité comportant une photographie. Une seule — pas trois, pas « toutes les cartes disponibles ». Les documents acceptables sont : la carte nationale d’identité française ou étrangère, le passeport, le permis de conduire, un titre de séjour (carte temporaire, carte de séjour, carte de résident), ou une carte d’identité consulaire.
Votre vérification légale se limite à s’assurer que le document est en cours de validité et lisible. Demander une photographie d’identité séparée de la pièce fournie est interdit, car elle pourrait servir à des pratiques discriminatoires liées à l’apparence ou l’origine.
Une seule pièce justifiant le domicile actuel
Même logique pour la preuve de domicile : une seule suffit. Vous pouvez demander l’une des pièces suivantes : les trois dernières quittances de loyer (ou, à défaut, une attestation du bailleur précédent indiquant que le locataire est à jour), une facture d’eau, de gaz ou d’électricité de moins de 3 mois, un avis de taxe foncière, un titre de propriété, une attestation d’assurance habitation de moins de 3 mois.
Cas particulier à connaître : si le candidat est hébergé à titre gratuit chez un tiers (parents, ami), vous pouvez demander une attestation sur l’honneur de l’hébergeant, sa pièce d’identité et son justificatif de domicile. C’est le seul cas où des documents relatifs à une tierce personne (hors caution) peuvent légalement être exigés.
Des justificatifs d’activité professionnelle
Ici, vous pouvez demander un ou plusieurs documents selon la situation du candidat. La liste varie selon le profil :
- Salarié : contrat de travail ou avenant, ou attestation de l’employeur précisant l’emploi, la rémunération et la date d’embauche.
- Indépendant / profession libérale : extrait K ou Kbis de moins de 3 mois, extrait D1 du registre des métiers (artisans), ou certificat d’identification INSEE avec numéro SIRET (auto-entrepreneurs).
- Étudiant : carte d’étudiant ou certificat de scolarité de l’année en cours.
- Alternant / stagiaire : contrat d’apprentissage ou convention de stage.
- Retraité : titre de pension ou avis d’attribution de pension.
- Demandeur d’emploi : attestation de versement des indemnités France Travail.
En pratique, l’objectif est simple : vérifier que le candidat a une activité stable et déclarée. Inutile d’aller au-delà.
Des justificatifs de ressources
C’est souvent sur ce point que les bailleurs dérapent, en confondant « preuve de revenus » et « transparence totale sur la vie financière ». Vous avez le droit de demander les trois derniers bulletins de salaire (ou bulletins de pension pour les retraités), le dernier avis d’imposition ou avis de non-imposition, des justificatifs de revenus fonciers (titres de propriété, avis d’imposition mentionnant ces revenus), des attestations de versement d’allocations ou de bourses, et des justificatifs de pensions alimentaires reçues.
Pour les indépendants dont les revenus sont irréguliers, les deux derniers avis d’imposition donnent une moyenne annuelle plus fiable que des bulletins mensuels. Une attestation comptable ou les derniers bilans peuvent compléter le dossier.
Les documents autorisés pour la caution (garant)
La liste des pièces exigibles pour un garant personne physique est le miroir exact de celle du locataire : une pièce d’identité, un justificatif de domicile, un ou plusieurs justificatifs d’activité professionnelle, des justificatifs de ressources. Pas davantage.
Pour une caution personne morale (entreprise, SCI, association), le décret prévoit des documents spécifiques : un extrait Kbis de moins de 3 mois, les statuts de la société, une pièce d’identité du représentant légal habilité à engager la personne morale, et les comptes annuels ou une attestation comptable.
Un conseil pratique : vérifiez la cohérence entre les revenus du garant et l’engagement qu’il prend. Si un garant gagnant 1 500 €/mois s’engage pour un loyer de 1 200 €, la solidité de la garantie est discutable — même si le document est légal. Mais cela ne vous autorise pas à demander des pièces supplémentaires non prévues par le texte.
Les documents formellement interdits : ce que vous n’avez jamais le droit d’exiger
Les interdictions sont précises. Les voici par catégorie.
Vie privée, état civil, santé. Toute photographie d’identité séparée de la pièce fournie, l’extrait de casier judiciaire (jamais, sous aucun prétexte), le certificat ou contrat de mariage, le jugement de divorce dans son intégralité, une attestation de grossesse, tout document médical (dossier médical, certificat de santé, attestation de handicap), et toute information sur l’orientation sexuelle, les opinions politiques ou religieuses.
Informations bancaires détaillées. Le relevé de compte bancaire est sans doute le document illégal le plus fréquemment demandé. Il est formellement interdit. De même pour une attestation de « bonne tenue » du compte, le RIB avant la signature du bail (il peut être demandé après, pour le prélèvement du loyer, mais pas avant), une autorisation de prélèvement automatique signée avant signature, et toute attestation d’absence de crédit en cours ou de non-inscription au FICP.
Données sociales et familiales. La carte Vitale, les détails de remboursements de mutuelle, ou les justificatifs de situation de handicap (AAH, carte d’invalidité) ne peuvent pas être exigés. Et rappel fondamental : refuser un locataire parce qu’il perçoit des allocations — APL, AAH, RSA — constitue une discrimination sanctionnée par la loi.
Exigences excessives sur les documents autorisés. Même pour les pièces légalement prévues, l’accumulation est sanctionnable. Demander 6 mois de bulletins de salaire au lieu des 3 autorisés, exiger plusieurs pièces d’identité, ou cumuler quittances de loyer et attestation du bailleur précédent et lettre de recommandation pour un seul justificatif de domicile dépasse ce que la réglementation permet.
Exemple concret : comment évaluer un dossier de salarié en CDI
Prenons le cas d’un candidat salarié en CDI depuis deux ans, qui postule pour un appartement à 900 € de loyer charges comprises. Voici exactement ce que vous pouvez lui demander.
Pour le locataire : une pièce d’identité valide (par exemple sa carte nationale d’identité), un justificatif de domicile de moins de 3 mois (ses trois dernières quittances de loyer ou une facture d’énergie), son contrat de travail ou une attestation employeur, ses trois derniers bulletins de salaire, et son dernier avis d’imposition.
Si ce candidat présente 3 bulletins indiquant 2 800 €/mois nets et un avis d’imposition cohérent, il dépasse le ratio classique de 3x le loyer. Son dossier est solide. Vous n’avez aucune raison — ni juridique, ni pratique — de demander son relevé de compte pour « vérifier » davantage. Si un doute subsiste malgré un dossier complet et cohérent, l’outil adapté est la GLI, pas la collecte de documents supplémentaires.
Sécuriser sa location sans dépasser le cadre légal
Un dossier solide ne garantit pas à 100 % qu’un locataire paiera son loyer pendant toute la durée du bail. C’est pour cela que des outils complémentaires existent — et ils sont bien préférables à une collecte illégale de données.
La caution solidaire (garant personne physique) engage un tiers à payer si le locataire est défaillant. Elle est encadrée par les mêmes règles de constitution de dossier que le locataire lui-même. La garantie Visale, gratuite et proposée par Action Logement, couvre les loyers impayés pour les jeunes de moins de 30 ans et les salariés en mobilité professionnelle. La Garantie Loyers Impayés (GLI) est une assurance souscrite par le bailleur, dont le coût (généralement 2 à 4 % du loyer annuel) est entièrement déductible des revenus fonciers au régime réel.
Ces dispositifs permettent de sélectionner sereinement un candidat dont le dossier est légalement constitué, sans recourir à des pratiques qui vous exposeraient à des sanctions.
À retenir
- Le décret n°2015-1437 du 5 novembre 2015 fixe la liste limitative des pièces exigibles : tout ce qui n’y figure pas est interdit.
- Vous pouvez demander au candidat locataire : une pièce d’identité, un justificatif de domicile, un ou plusieurs justificatifs d’activité professionnelle, des justificatifs de ressources.
- Les documents interdits incluent notamment le relevé de compte bancaire, l’extrait de casier judiciaire, tout document médical, et le RIB avant la signature du bail.
- Les amendes en cas de demande illégale atteignent 3 000 € pour un particulier, 15 000 € pour une société ou agence.
- Pour sécuriser votre location au-delà du dossier, privilégiez la caution solidaire, la GLI ou la garantie Visale — jamais la collecte de pièces non autorisées.
Conclusion
Constituer un dossier de location conforme à la loi n’est pas une contrainte supplémentaire pour le propriétaire bailleur : c’est une protection. Un dossier propre, constitué sur la base de pièces légales, évite tout risque de contentieux ultérieur avec un locataire qui contesterait une discrimination ou une collecte illicite de données.
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